如何写网站公告?

小到个人网站,大到门户站点,一般都会需要发布“网站公告”,说到底,网站公告是一个从网站管理者立场向用户(访问者)传递信息的渠道。既然是一个信息传递的渠道,那么就值得说说了。

大体上看,网站公告所能承载的内容颇为丰富,常见的有这么几类:
1、功能调整
2、网站活动
3、设备维护
4、公关软文
……

对于第一类而言,需要注意两点:第一,文字表达要有诱惑力,换而言之,这样的公告最希望网站用户能看到,如果文字过于平淡,显然无法刺激用户去使用这项功能,那么网站公告的效果就没有达到;第二,有时一项功能的发布可能更多地是出于网站运营策略考虑,而用户未必乐于买账,这样的功能发布公告写起来更需慎重,如何引导用户就显得更为重要了。

网站活动,往往市场活动的出现频率会高于网站自身的活动,商业色彩自然会重一些,既然已经有了商业色彩,那么就索性“在商言商”,如果有物质奖品,突出奖品价值是绝对必要的,甚至需要图文并茂。如果是公益类的活动,则需要激发大家参与公益活动的热情,语言可以平静但需要张力。

任何网站的背后都是一台台服务器等网络设备,既然是机器,就会有升级、维护的时候,只不过是耗时长短、频率高低之分而已。即是不可避免的事情,最聪明的办法就是,用简洁的语言说明清楚维护的原因(具体技术层面的细节可以不谈)和起始时间,用户一般都是可以理解并且容忍的。有两点需要注意,维护原因尽量表达出设备维护升级会给用户带来的好处,而起始时间尽可能写得宽松一些——提前结束维护,可以是正面的效果,而到了公告中的结束时间,却依然无法正常访问,那么很可能就诞生一场公关危机。

对于这类公告,还有一点需要注意并且值得花心思做文章的就是“语言风格”。以免费浏览为主的网站,比如小说、新闻网站等,因维护等原因暂停服务,浏览者一般不会表示反对,或者说也无法表达反对意见。但以收费服务为主、web2.0类网站,就必须要注意,如果语言过于严肃死板,容易造成用户的焦躁情绪,收费用户理所应当享受稳定的服务,所以表示歉意是必要的;而web2.0站点中的主要内容由用户贡献,用户自然看重自己的心血,活泼的语言风格有助于稳定用户情绪,化解其担忧的心理。我不是豆瓣粉丝,但看到这则公告我依然乐意截图分享并作为观点的良好佐证:

亮点显见:
1、可能出现的问题可控并且尽可能淡化不良影响;
2、及时更新维护进度,用户心理压力得以缓解;
3、语言幽默诙谐,轻松的气氛不但有利于工作,同样也有助于减弱维护本身所带来的压力。

最后一类“公关软文”,这是一个市场与运营结合的产物,没有什么商业网站不需要市场推动的,软文的关键毫无疑问,在于“软”字,如何让用户有兴趣看下去并参与其中,这才是核心。这点不想多说,一般写此类公告的,常常都是市场部文案高手:)需要注意一点,“公关”就意味有可能是需要应对负面事件,那么进行危机公关的公告,是很难写的,一般原则可以考虑:
1、完整表达客观事实;
2、语言诚恳,努力使用户取得谅解;
3、不要随意道歉认错。

确实,网站公告要写好,不容易,经验、创新、勇气,兼而有之。

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